Achieve more

Soms heb je zo’n week die langzaam een thema blijkt te vormen. Ken je dat? Je hebt een gesprek over iets, je denkt later terug aan dat gesprek en blijft malen over iets dat er gezegd is, dan hoor je een podcast of lees je iets in de krant dat eigenlijk over datzelfde thema gaat … Dat had ik deze week. Thema: productiviteit.

Werkdruk vs werkplezier

Deze week had ik een workshop over werkdruk en werkstress. Dat is heel goed, want die ervaar ik. Hoewel ik er bij moet zeggen dat het niet de eerste workshop/bespreking/presentatie was over dat thema. En mijn werkstress hoog blijft.

Terugkerend verhaal in dat soort workshops is dat je, als je maar genoeg werkplezier hebt, veel werkdruk en werkstress aan kunt.

Nu heb ik ontzettend veel werkplezier, omdat ik (leerde ik!) alle 8 elementen van werkvreugde ervaar. Dingen als collegialiteit, zingeving, groei, waardering. Collega’s die bereid zijn te helpen en waar ik mee kan lachen en mezelf zijn en een ‘baas’ die waardering uitspreekt maken hoge werkdruk doorgaans werkbaar.

Maar toch is in mijn geval is de werkdruk zodanig hoog dat de balans tussen werkplezier en werkdruk al heel lang kwijt is. Niet dat ik het dus niet leuk vindt of niet naar mijn zin heb. Meer dat ik van gekkigheid niet meer weet wat ik nu weer op moet pakken. En ik, net als collega’s, veel meer dan 40 uur werk (onze werkweek is 36 uur, maar ik heb een 40-urencontract en dus heel veel vrije dagen).

Hard en veel werken is op zich voor mij geen probleem. Mijn kinderen zijn al groot en kunnen veel zelf. Ik geloof in wat ik doe en heb hier bewust voor gekozen. Plus, ik vind het (bijna allemaal) leuk. Maar als ik ondanks al die uren mijn werk niet af krijg of niet goed genoeg kan doen voor mijn gevoel, levert dat toch stress op.

Covey weet het beter

In de workshop legde de trainer uit dat het kwadrant van Covey een mogelijke oplossing is voor al die werkdruk. Covey is die man van ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap’. En er is een bedrijf (van hem?) dat in mijn zoekresultaten staat genoteerd als ‘The world’s most trusted leadership company‘. Dus. Hij wist waar hij het over had.

Of toch niet?

Het kwadrant ken je wel. De assen bestaan uit belangrijk – niet belangrijk en urgent – niet urgent. Zo krijg je 4 kwadranten die aangeven waar je je tijd zou moeten besteden.

Het heet eigenlijk de Eisenhower matrix. Covey gaf er alleen een mooi commercieel sausje aan:

Als je even googled, krijg je ingevulde matrixen die wat meer toegespitst zijn op werk dan bovenstaande generieke matrix.

Kwadrant 1 gaat altijd over crisismanagement en brandjes blussen.

Kwadrant 2 zijn de dingen die belangrijk zijn, maar die je makkelijk in kunt plannen.

Kwadrant 3 is me niet helemaal duidelijk. In de workshop stond daar ook weer ‘crisismanagement’ maar vooral veel ‘sommige’. Sommige gesprekken, sommige verslagen, sommige telefoongesprekken. De bekende versies die je vaak voorgeschoteld krijgt, bevatten in kwadrant 3 ook ‘interruptions’ (de vijand van productiviteit. Net als ‘multitasken’). In mijn training werd daarnaast in dit kwadrant expliciet genoemd: ‘Sommige vragen van anderen (hun slechte planning)’. Waarvan mijn hoofd op tilt ging. En dan ook echt totaal.

(zie ook element 2 van werkvreugde: collegialiteit)

En in kwadrant 4 krijg je dan dingen als ‘onbeduidende zaken’, ‘vluchtgedrag’ en soms ook ‘kletspraatjes’. Stel je voor dat je daar je tijd nog mee verdoet! Maar ook cc-tjes. Die ik inderdaad standaard negeer, want geen tijd voor maar wel handig om terug te kunnen zoeken als er ergens crisis over ontstaat.

(Ik lees en doe heus niet alles, mensen. Ik kies, ik delegeer, ik negeer, ik zeg nee. Ik moet ook wel, want ik heb soms 5 afspraken tegelijkertijd in mijn agenda. Mijn record is 7 (‘you have 7 conflicts’, zegt microsoft dan tegen me).

Het leek voor mij alsof al het menselijke gedrag in kwadrant 4 zat, maar ik was niet in de juiste head space omdat ik tussendoor probeerde om een event voor de dag daarna te helpen organiseren en dus continu werkdruk en werkstress voelde tijdens de workshop.

De trainer liet ons ook nog een prachtig quote zien van Covey:

Het gaat niet zozeer om ‘nee’ zeggen tegen dingen die je niet wilt, maar juist om het ‘ja’ zeggen tegen wat je wél wilt.

Die quote kwam een beetje rauw op mijn dak vallen. Vanwege mijn head space, snap je. Het zou zo maar kunnen dat ik de afgelopen dagen regelmatig deze quote heb geroepen bij wijze van relativerend mantra. 🙂

(argghhhhhhhhhh ik ben niet goed in events waarom doen we dit ook alweer hebben we de uitnodiging wel verzonden waarom moeten we de titel van het event aanpassen zijn de speakers notes al af is de spreker wel aanwezig maar het-gaat-om-waar-je-ja-tegen-zegt-niet-waar-je-nee-tegen-zegt!)

Juist vanwege die head space en het perspectief op mezelf en mijn omgeving, zag ik de matrix van Meneer Covey/Eisenhower opeens heel helder: die matrix is er niet om mij te helpen. Die is er om mijn organisatie te helpen.

De Covey matrix moet ons allemaal helpen om productiver en efficienter te worden. Betere werknemers die meer opleveren.

Maar, vroeg ik me opeens af: is onze productiviteit nu echt het probleem?

Opmerking: mijn man wees me er net op dat Covey’s matrix natuurlijk erg goed kan helpen om meer overzicht te krijgen in je werk als je dat niet meer hebt en wil weten wat je nu echt moet doen en wat kan wachten. Is ook zo. Bij deze.

Microsoft’s plannen

Ondertussen luisterde ik deze week naar mijn favoriete podcast, die de nieuwe plannen van Microsoft beschreef. Want Microsoft had goed nieuws voor developers en een mooie aandeelhoudersbrief. Daarin ligt de focus helemaal op AI.

Want met OpenAI (officieel is Microsoft geen aandeelhouder, of eigenaar, geloof ik, maar er is ondanks dat toch een sterke integratie van de producten van OpenAI met Microsofts producten) heeft Microsoft iets moois in handen: CoPilot. En AI gaat ons leven …productiever maken.

Niet beter.

Maar: productiever.

Achieve more!

Of, zoals de baas van Microsoft zei in de aandeelhoudersbrief (bron: Stratechery)

Amid this transformation, our mission to empower every person and every organization on the planet to achieve more remains constant. As a company, we believe we can be the democratizing force for this new generation of technology and the opportunity it will help unlock for every country, community, and individual, while mitigating its risks…

Het is altijd slim om het woord ‘democratize’ te gebruiken, vind ik. Dan klinkt hetgeen je wilt democratiseren altijd als iets goeds. En je moet altijd iets zeggen over dat je risico’s mitigeert. Check!

Achieve more?

De vraag die bij technologie speelt is: wat willen we er mee bereiken? Het antwoord is tot nu vooral: groei. Meer klanten, meer producten, meer produciviteit, meer geld, meer bereik. Dat was zo bij de grote social media platformen, bij de grote ecommercebedrijven en dat is ook zo bij de nieuwe AI-golf.

Wat mist is de vraag: wat is het goede? Welke basisopdracht heeft onze technologie? Welke waarden zitten er in de code verdisconteert en geprogrammeerd?

Moet het AI-systeem (al lang niet meer een simpel algoritme) dat Instagram runt je feed optimaliseren voor ‘bereik’? Of voor ‘geluk’? Voor ‘echte verbinding’?

Moet microsoft optimaliseren voor ‘meer productiviteit’? Of voor ‘betere kwaliteit van werk’?

En wij? Moeten wij onszelf optimaliseren voor hogere productiviteit? Of voor kwaliteit van ons werk en van onze werkervaring – en daarmee ons levensgeluk?

Productiever worden zonder zorgen

Ik geloof best dat ik nog veel effectiever zou kunnen zijn in mijn werk. Ik ben zelfs van plan om dat boek ‘Grip’ opnieuw te lezen. Ik delegeer te weinig (kwadrant III), omdat ik mijn collega’s niet wil belasten en ze het allemaal al zo druk hebben en veel te veel werken (vind ik). Ik heb het zo druk met kwadrant I dat ik niet toe kom aan het plannen van de dingen uit kwadrant II. En stiekem wou ik dat ik meer met kwadrant IV kon doen. Lekker bij de koffieautomaat hangen en kletspraatjes maken of mijn tijd verdoen met het maken van mooie excelplanningen of zo.

Maar ergens rebelleer ik tegen die Covey-matrix en dat boek. En Microsofts belofte met CoPilot. Want hoe handig het ook is als ik sommige emails uit mijn inbox filter, betere to do lijstjes heb en slim kan zoeken in mijn inbox zodat ik geen kwartier bezig ben om het antwoord op een vraag te vinden: de vraag is of dat mijn probleem is.

Of dat mijn probleem ergens anders ligt: te veel werk, te veel dat moet gebeuren, te hoge verwachtingen, te weinig mensen om het te doen. En onvoldoende mogelijkheid om ‘nee’ te zeggen.

Maar waar ik vooral tegen rebelleer, is de omgekeerde boodschap: als je niet mee gaat, of niet mee kunt komen, ligt het aan jou. Als je geen gebruik maakt van de mogelijkheden om productiever te zijn, delf je het onderspit. Als je onvoldoende delegeert, dan is dat je eigen schuld. Als je je collega’s te veel helpt omdat zij slechte planners zijn (??), is het logisch dat je niet afkrijgt wat je af moet hebben.

Het ligt aan mij

Er zijn slimmere mensen dan ik die kunnen uitleggen hoe onze maatschappij is geindividualiseerd en hoe dit tot dit soort problemen lijdt, waar het probleem wordt geframed als iets dat bij het individu ligt en niet bij de samenleving. Hoe dit tot in de haarvaten van onze samenleving zit en wat daar het gevolg van is.

Maar in de marketing – die zowel oorzaak als gevolg is van dit fenomeen, vermoed ik 0 is het een bekende truc.

Ik ben zo vrij om mezelf even te quoten, uit 2018:

Door mensen het gevoel te geven dat het allemaal te doen is, dat het kan, dat het binnen handbereik ligt, speel je in op hun angsten.

Door niet in te gaan op je overtuigende aanbod, is het alsof ze er actief voor kiezen om te falen. Alsof ze het aan zichzelf te danken hebben als ze geen succes hebben, niet genoeg geld verdienen om hun gezin te onderhouden of niet genoeg hebben om die mooie nieuwe auto te kopen.

Het venijnige van deze aanpak is dat het mensen vooral raakt, naarmate ze dieper in de problemen zitten. In het voorbeeld hierboven gaat dat om zzp-ers die niet voldoende omzetten en niet weten hoe ze het hoofd boven water moeten houden. En daarom een duur ‘programma’ moeten kopen dat hen gaat helpen om succesvol te zijn.

Maar als het om productiviteit gaat, zijn we zelf het slachtoffer. Als we maar gebruik zouden maken van slimme AI-tools; als we maar de productiviteitsmatrix van Covey tot op de letter zouden volgen; als we maar meer ‘ja’ zou zeggen (of beter ‘nee’?), dan zouden we geen probleem hebben.

Oftewel: onze werkstress is onze eigen probleem.

(overigens vind mijn baas dat niet! vandaar ook de workshop. ik bedoel het meer metaforisch)

De geschiedenis herhaalt zich keer op keer. Want tegenwoordig zie ik op LinkedIn overal mensen – altijd zzp-ers – die je uitleggen hoe je werk makkelijker en beter wordt als je maar doet wat zij zeggen. Je moet de boot niet missen! Anderen kennen wél het geheim (‘met deze prompts kun je in 1 klap …’)! Ook jij kunt sneller en productiever worden!

Misschien kan het ook, productiever worden.*

Maar niet: beter.

De vraag of we dit moeten willen, wordt, kortom, niet meer gesteld.

Als productiviteit ertoe leidt dat er geen honger meer is, meer mensen geholpen kunnen worden in de zorg, de wijkagent tijd over houdt voor een praatje en ik tijd heb om een collega te helpen, dan is het echt iets moois.

Maar als het alleen maar toevoegt aan de druk om meer te presteren dan menselijkerwijs mogelijk is, dan wordt het tijd dat we met zijn allen een keer in discussie gaan over wat we als samenleving nou eigenlijk echt belangrijk vinden.

* Ik probeerde net om ChatGPT een plaatje van Covey’s matrix te laten maken. Na 15 minuten gaf ik het op. Dit was mijn beste versie. Ik moet duidelijk op cursus ‘prompts maken’! Word ik productiever van.

Foto bovenaan:: Minh Pham via Unsplash